"Witte" ( niet de kleur ) kassa verplicht voor bepaalde horecazaken

Casio Kassasysteem VR200

WIE MOET HET GKS GEBRUIKEN?

23/03/2018

Alle belastingplichtigen die restaurant- of cateringdiensten verschaffen zijn gehouden een controledocument uit te reiken. Het gaat hetzij om rekeningen of ontvangstbewijzen, hetzij om kastickets van een geregistreerd kassasysteem.

Drempel van 25.000 euro, exclusief btw

De exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en de traiteur die cateringdiensten verricht, moeten kastickets uitreiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem wanneer de jaaromzet, exclusief btw, met betrekking tot de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, meer bedraagt dan 25.000 euro. (artikel 21bis, § 1, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

De drempel wordt berekend met bedragen exclusief btw en omvat de omzet uit restaurant- en cateringdiensten. Worden niet meegenomen in de berekening van de drempel, de omzet uit:

  • het verschaffen van dranken bij een maaltijd;
  • het verschaffen van dranken buiten een maaltijd;
  • de leveringen van meeneemmaaltijden
  • de verkopen van voeding in het algemeen;
  • andere (horeca-)activiteiten.

 

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de belastingplichtige die zelf de restaurant- of cateringdiensten verstrekt en de belastingplichtige die hiervoor een beroep doet op een onderaannemer (commissionairsprincipe). Iedere belastingplichtige, hoofd- of onderaannemer, moet berekenen of hij de drempel overschrijdt of niet.

De verhuur van tafels, stoelen, borden, glazen, personeel voor bediening en dergelijke meer waarvoor een afzonderlijke prijs wordt aangerekend (niet begrepen in de prijs van de maaltijd), wordt niet meegenomen in de berekening van de drempel. Indien de drempel van 25.000 euro wordt overschreden, moeten er voor dergelijke verhuur enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt indien de verhuur verband houdt met een evenement waar de betrokken belastingplichtige ook restaurant- of cateringdiensten verricht.

Bijkomende activiteiten, zoals de verkoop van meubels, toegang tot wellness, casino, bowling, binnenspeeltuin, optredens of animatie, inkomgeld dancing,… zijn geen restaurant- of cateringdiensten en worden dus niet in de berekening van de drempel opgenomen. Indien de drempel van 25.000 euro wordt overschreden, hoeven er ook geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden voor deze activiteiten.

De omzet uit restaurant- en cateringdiensten die in het buitenland worden verricht, moet niet opgenomen worden in de berekening van de drempel. Er moeten geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor in het buitenland verrichte handelingen (gezien de Belgische wetgeving niet van toepassing is op dergelijke handelingen). De in het buitenland verrichte handelingen mogen wel, op vrijwillige basis, worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem (ermee rekening houdend dat deze duidelijk te onderscheiden moeten zijn van de handelingen die in de Belgische btw-aangifte opgenomen moeten worden).

Voorbeeld bakker met verbruikssalon

Een bakker verricht restaurantdiensten, doordat hij een verbruikssalon uitbaat.

Hij berekent op de vermelde wijze de omzet uit de verrichte restaurant- en cateringdiensten, zoals bijvoorbeeld de koffiekoeken, gebakjes en broodjes verschaft in het verbruikssalon. Vervolgens bekijkt hij of deze omzet al dan niet meer bedraagt dan 25.000 euro. De verkopen van brood in de bakkerij zijn leveringen en tellen niet mee voor de berekening van de drempel.

Voorbeeld feestzaal

Bij de uitbating van een feestzaal wordt de drempel als volgt berekend.

Wanneer de feestzaaluitbater maaltijden verschaft aan de huurder van de feestzaal (al dan niet via een cateraar), worden er restaurant- of cateringdiensten verricht die meetellen voor de berekening van de drempel. Wanneer in deze prijs het gebruik van de zaal is meegerekend, telt dit gedeelte mee voor de berekening van de drempel. Indien de feestzaaluitbater niet tussenkomt bij de maaltijden en de cateraar dus rechtstreeks afrekent met de klant, worden er geen restaurant- of cateringdiensten verricht door de feestzaaluitbater. Het bedrag van de huur waarvoor een aparte prijs wordt aangerekend,  telt niet mee voor de berekening van de drempel. 

Voorbeeld meubelzaak

Binnen een meubelzaak wordt een cafetaria uitgebaat. Voor de berekening van de drempel mag enkel de omzet uit de restaurant- en cateringdiensten, berekend op de vermelde wijze en gerealiseerd in de cafetaria, worden opgenomen. De verkoop van meubels wordt daarentegen niet meegeteld.

Indien de belastingplichtige voor maximum 25.000 euro omzet, exclusief btw, restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, verricht, is hij er niet toe gehouden kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken. Hij kan er echter steeds voor opteren vrijwillig een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Alle verplichtingen en gevolgen die gelden voor de belastingplichtige die de drempel overschrijdt, zijn ook van toepassing op diegene die vrijwillig een geregistreerd kassasysteem gebruikt.

WAAROM WERD HET GKS witte kassa INGEVOERD?

23/03/2018

Naar aanleiding van de tariefverlaging van 21 % naar 12 % voor restaurant- en cateringdiensten (het verschaffen van dranken daaronder niet begrepen) met ingang van 01.01.2010, werd aan de sector een extra inspanning gevraagd voor de juiste rapportering van de verrichte handelingen.

Bovengenoemd uitgangspunt heeft op het stuk van de btw-verplichtingen geleid tot de regelgeving met betrekking tot het geregistreerde kassasysteem in de horecasector.

QR code bediening met uw kassasysteem - tijdens corona zeer populair

De coronacrisis heeft het ontwikkelen en commercialiseren van bestelapps voor de horecasector een boost gegeven. De apps worden gepromoot als een ‘COVID-19-proof’-vervanging van de menukaarten en/of het opnemen van bestellingen door personeel. De klant kan door bijvoorbeeld het scannen van een QR-code op de tafel via zijn smartphone en naargelang de app de menukaart raadplegen, een bestelling plaatsen en zelfs betalen.

Dergelijke apps moeten volgens artikel 1 van het KB van 30 december 2009 als kassasysteem beschouwd te worden indien zij ‘uitgaande handelingen registreren’.

Dit is steeds het geval in elk van de volgende onderstaande situaties:

  • op de tickets van bar- en/of keukenprinter of het scherm/tablet van de uitbater, worden behalve het aantal en de omschrijving van het artikel, ook prijzen vermeld,
  • de klant kan afrekenen op basis van voormelde tickets of na raadplegen van het scherm/tablet van de uitbater,
  • de klant rechtstreeks kan afrekenen in de app.

Indien de app zich beperkt tot het tonen van de menukaart en het gebruik van de app geen enkele mogelijkheid biedt tot het afrekenen van de restaurantdienst wordt deze bijgevolg niet als kassasysteem aangemerkt.

Voor horecazaken die onder de GKS-verplichting vallen betekent dit dat de app die ze gebruiken

  • ofwel als geregistreerd kassasysteem (GKS) moet gecertificeerd zijn en met en black box moet communiceren (FDM)
  • ofwel rechtstreeks communiceert met hun bestaand GKS (integratie via API).

Dit laatste wordt al door enkele apps en kassaproducenten ondersteund en is sterk aan te bevelen.

Het gebruik van een app die als kassasysteem kan beschouwd worden (zie hoger) en die niet is gecertificeerd als GKS of die niet communiceert met een bestaand GKS kan aanleiding geven tot het opleggen van administratieve boete van minimaal 1.500 euro (of 3.000 euro indien hierbij effectief fraude werd vastgesteld).

Deze integratie moet door de kassaproducenten wel bij het GKS-team van de FOD Financiën ter certificatie aangeboden worden, maar geldt dan uiteraard onmiddellijk ook voor alle horecazaken die er gebruik van maken.

Er wordt tot slot aan herinnerd dat bij het beëindigen van de restaurantdienst aan de klant ALTIJD een btw-kasticket van een GKS moet worden uitgereikt. Dat houdt in dat bestellingen die werden doorgegeven via een app, die wel aan de hierboven vermelde voorwaarden voldoet maar niet is geïntegreerd in het GKS, manueel in het GKS moeten worden ingebracht.

De originele digitale gegevens van de app moeten bovendien, conform de algemene bewaarverplichting inzake btw (artikel 60 van het WBTW), bewaard blijven en door de uitbater kunnen voorgelegd worden bij fiscale controle (artikel 61 WBTW).